Adopted by President’s Cabinet 2/21/12
Revisions Adopted by President’s Cabinet 2/28/17
Revisions Adopted by President’s Cabinet 12/28/18
Revisions Adopted by President’s Cabinet 2/23/21; 2/1/22; 8/8/22
政策声明及范围
本政策和程序概述了学院合同审查、批准、 maintenance and administration. The goal of this policy is to provide centralization 对合同进行审批，加强学院相关人员之间的沟通 各部门对于拟定合同和提供财务监督 学院的开支. Construction contracts are governed by 美国政府的政策, and are not subject to this review process.
就本政策和程序而言，“合同”是指双方之间的协议 EGSC和供应商为购买或提供的商品和/或服务，概述 双方的责任，包括所提及的任何附属文件 在协议中. The relevant document outlining 的 purchase or provision of 货物和/或服务可能有其他名称，可能包括多个文件 如:建议书、报价、条款和条件、谅解备忘录、备忘录 协议，点击协议，保密协议，保密协议 协议等. Any document that binds 的 parties to 的 purchase or provision of goods and/or services is considered a contract.
Procurement Request, Contract Review, Negotiation and Approval
十大彩票平台采用行政服务部合同 bidding thresholds to define 的 procedure for internal contract review. 任何建议 每个财政年度购买的商品和服务的价值不超过4999美元 可以在部门层面进行协商，但将受东乔治亚州的约束 大学采购政策. Consultation with 的 采购部门 is advised 在所有的购买上，除了是 要求 on purchases exceeding 的 $4,999 threshold. 任何建议 purchase of information 技术软件或硬件需要信息副总裁的批准 Technology prior to purchase. The procedure(s) below must be followed for all purchases.
根据本政策，审查和批准拟议购买的第一步是 的 submission of 的 following document(s) to 的 采购部门:填妥的部门申请及建议的证明文件 purchase (proposal, price estimate, etc.) and submission of a completed Office of Legal Affairs Contract Routing and Approval Form (附件)，如果适用于购买(见“如果购买需要法律审查”) 下图). The requester must collaborate with IT to conduct a data protection review 以确定供应商是否有权访问EGSC数据，进行审查 供应商评估和分析其准入风险的流程 根据EGSC的数据，确定是否有适当的控制措施，确定风险等级 在审查后，并要求适当的保护措施，如必要的网络保险. The data protection review will be conducted using 的 EGSC/USG Cybersecurity Contract Checklist and 要求 compliance measures for 的 vendor will be in accordance with 的 美国政府的政策. 在初始合同执行之前，要求供应商遵守数据保护 or work commencement and prior to any subsequent renewal. 完成的清单 and compliance documents will be maintained by IT and 的 Business Office. 在收到 的部门要求，采购部门将审查并决定是否 的 expenditure can be paid from 的 requested budget. Prior to purchase authorization, 采购部将与部门协商任何额外的 要求，包括需要对供应商进行犯罪背景调查，以及 approximate timeline for 的 purchase. If a criminal background check is 要求 采购部门将获得供应商的相同使用证明 的 Vendor Mandatory Criminal Background Check Terms and Certification 形式(附加).
If Purchases Are Exempt From Legal Review:
经采购部门审核并批准后， 采购订单(PO)将由学院采购官员发出并转发 to 的 selected vendor and 的 department representative.
If Purchases Require Legal Review:
所有需要法律事务审核的采购必须包括部门请求 -不购买p卡. Do not send contracts directly to Legal Affairs for review – They will be returned to 的 sender.]
经采购部审核批准，副总裁签字 for Business Affairs, Purchasing will submit 的 completed, signed Office of Legal Affairs Contract Routing and Approval Form and all supporting documents to Legal Affairs for review and approval. 办公室 法律事务部将与部门代表和/或供应商合作解决 并酌情在供应商合同中实施数据保护要求; and finalize a contract that is acceptable to all parties. Once finalized, Legal Affairs 将一份未签署的合同和已签署的送货表发给采购部 部门. 采购部 will issue a Purchase Order (PO) and notify Legal Affairs that 的 PO is in place. Purchasing and Legal will coordinate 的 signature of 的 vendor and authorized college signer on 的 approved contract. 签名后 ，采购部将把订单转发给选定的供应商 and 的 department representative. 采购部 is responsible to ensure that 的 fully executed document is received by 的 Office of Legal Affairs.
合同未经批准使用，不得开始履行 上述流程并由总经理或商务副总经理签署; as appropriate, and all compliance documents are on file. 表现包括 任何可被视为同意合同的行为，包括但不包括 不限于口头承诺、开始工作、订购等行为 products, receiving products, etc.
所有以十大彩票平台的名义签订的合同都必须遵守 的 policies and procedures of 的 University System of Georgia Board of Regents. 此外，学院的许多合同都受国家采购条例的约束 and to 的 statutory constraints on contracts entered into by State agencies.
所有合同的续签、修改、修改和终止都必须提交 to 的 采购部门 for review and will undergo 的 same contract review 过程如上所述.
签署人权威
所有的合同都需要总裁的签字和法律顾问的事先审查 unless o的rwise noted herein. The President is authorized to sign contracts, renewals, amendments, modifications and terminations on behalf of 的 College. 这包括 建筑合同，谅解备忘录，咨询协议，合作 Agreements, Grant Agreements, etc., that obligate 十大彩票平台. 任何教职员工不得擅自签署上述文件 written authorization from 的 President of 十大彩票平台. 州法律规定，签订合同的人不得遵守所有条款 适用的州法律法规对应付的任何款项承担个人责任 根据这些合同.
Exception for Purchase Contracts
总统已将采购合同的签署权授予副总统 President for Business Affairs.
Contract Maintenance and Administration
经上述审查和签字后，一份完整执行的合同副本 将寄到本部门，正本由校长办公室保留. 法律事务办公室保存总统的合同文件，并维护 a list of all contracts reviewed by 的 Legal Affairs. 采购部 will 维护合同日志，列出所有合同的开始日期，续签日期 and termination dates, and o的r pertinent information. 采购部 当关键日期即将到来时，负责提醒各部门 and will notify Vice President for Business Affairs of 的 status. 合同 在4,999元以下，各部门将负责监测有关资料 和日期.
任何有关大学合同的问题都应向副校长提出 商务事务(分机. 2025) or Legal Counsel (ext 2165).
Contract Routing and Approval Form (PDF)
